Adressmanagement

Kunden- und Adressdaten sind für Unternehmen die Basis, um den Vertrieb abzuwickeln, Marketing zu betreiben und den Kundenkontakt zu pflegen.

Durch die fortschreitende Digitalisierung fallen große Datenmengen an, die viel Potential für die Kundenbindung bieten, aber gleichzeitig schwierig zu erfassen und zu strukturieren sind.

Deswegen spielt Adressmanagement für Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle.

Was ist Adressmanagement?

Das Adressmanagement ist ein Teil des Customer Relationship Managements (CRM), also aller Maßnahmen und Strategien, die der Kundenbindung oder Kundeninteraktion dienen. Grundsätzlich bezeichnet Adressmanagement die einheitliche Speicherung und effiziente Sortierung von Adressdaten.

Mittlerweile zählt die Erfassung von erweiterten Kundeninformationen, wie Produktinteressen oder der Verkaufshistorie aber ebenso dazu, sodass die Adress- oder Kundendatenbank im besten Fall einen 360-Grad-Blick auf die Kunden ermöglicht.

Wie funktioniert Adressmanagement?

Für gutes Adressmanagement ist eine zentrale Datenbank, die für Vertrieb, Buchhaltung, E-Mail-Kommunikation und weitere Module genutzt werden kann, am besten geeignet.

Dadurch, dass die Daten alle an einem Ort liegen, wird der Wartungs- und Aktualisierungsaufwand reduziert. Für die einzelnen Unternehmensbereiche sollten verschiedene Rollen, die den Schreib- und Lesezugriff definieren, und eigene Ansichten, die für den jeweiligen Anwendungsfall optimiert sind, existieren.

Um die Daten zu erfassen und zu pflegen, eignet sich CRM-Software, die es von verschiedenen Anbietern und für verschiedene Branchen gibt. Solche Software stellt neben einfachem Datenmanagement meist noch weitere Funktionen, beispielsweise zur effektiven Suche oder zur statistischen Analyse der Daten, bereit.

Vorteile eines gutes Adressmanagements

Wird das Adressmanagement nicht richtig betrieben, kann das einige Nachteile mit sich bringen. Eines der größten Probleme schlecht organisierter Datenbanken sind doppelt erfasste Datensätze, sogenannte Dubletten, die mit einer Dublettenprüfung eliminiert werden müssen.

Diese führen zu doppeltem Pflegeaufwand, oder - wenn nicht alle Datensätze konsistent gehalten werden - zu fehlerhaft versandten Briefen und E-Mails. Genauso nachteilig wie falsche oder inkonsistente Informationen ist es, wenn Daten über Kundeninteressen oder den Kundenkontakt nicht gespeichert oder unzureichend ausgewertet werden, denn so wird viel Marketingpotential verschenkt.

Gleichzeitig ist für Adressmanagement die DSGVO, die seit Mai 2018 den Umgang mit personenbezogenen Daten neu regelt, ein wichtiger Aspekt. Unternehmen müssen Daten beispielsweise löschen, nachdem sie diese nicht mehr benötigen.

Zudem müssen Kunden umfassend darüber informiert werden, welche Daten gespeichert werden, und auf Anfrage auch exakte Auskunft über die gespeicherten Daten erhalten. In einer schlecht strukturierten oder unübersichtlichen Datenbank ist es schwer, die DSGVO richtig umzusetzen, was zu hohen Strafen und Sanktionen führen kann.