Warenwirtschaftssystem

Ein Warenwirtschaftssystem, kurz WWS oder manchmal auch WaWi, ist eine datenbankgestützte Software, die sämtliche Warenströme eines Unternehmens abbildet. Darin enthalten sind alle Stationen von Rohstoffen und/oder Produkten, über die Herstellung bzw. den Einkauf, die Angebotserstellung und den Vertrieb.

Es wird zwischen offene und geschlossene Warenwirtschaftssysteme unterschieden. Offene Systeme erfassen lediglich den Warenein- und -ausgang. Geschlossene Systeme erfassen den gesamten Warenfluss.

Je nachdem, ob es sich um ein reines Vertriebsunternehmen oder ein produzierendes Unternehmen handelt, können die genutzten Module unterschiedlicher Art sein.

Produktionsbetriebe erfassen die für ihre Produkte notwendigen Rohstoffe und wissen dadurch jederzeit wie der Lagerbestand ihrer Materialien ausfällt.

Sobald die Produkte hergestellt wurden, werden auch diese erfasst und von der Software dargestellt. Die Herstellungskosten der einzelnen Artikel werden in das Programm eingetragen, der Verkaufspreis wird ermittelt und ebenfalls dem Produkt zugewiesen.

Aufgrund der erfassten Produkte und der Adressdaten von Kunden und Lieferanten können mit Hilfe des Warenwirtschaftssystems Angebote und Bestellungen erstellt oder Lieferscheine und Rechnungen erzeugt werden.

Der Lagerbestand von Rohstoffen und Produkten ist in einem Warenwirtschaftssystem jederzeit ersichtlich. Ebenfalls ist zu jedem Zeitpunkt feststellbar, an welchem Lagerplatz sich ein Produkt oder ein Rohstoff befindet.

Typische Merkmale eines Warenwirtschaftssystems

Einkaufsmodul

Das Einkaufsmodul eines WWS umfasst die Bereiche der Angebotsverwaltung, des Bestellwesens, der Disposition und der Reklamation.

Verkaufsmodul

Die Basis des Verkaufsmoduls bildet das Kundendatenmanagement. Hinzu kommen die Bereiche der Aktionsplanung und -Überwachung, die Erfassung verkaufsrelevanter Daten, das Management der Verkäuferdaten und der Bereich der Retouren.

Wareneingangsmodul

Im Bereich des Wareneingangs werden von der Software Daten zur Rechnungsprüfung, zur Warenannahme, zur Warenkontrolle und zur Logistik der Anlieferungen erfasst.

Lagerwirtschaftsmodul

Das Modul der Lagerwirtschaft bildet die Bereiche der Warenauszeichnung, der Lagerplatzverwaltung, der Lagerbestandsführung, sowie eventuelle Umlagerungen und die Abwicklung der Inventur ab.

Warenausgangsmodul

Kern des Warenausgangsmoduls ist die Auftragsbearbeitung. Damit gehen die Warenausgangskontrolle, die Kommissionierung und die Versandabwicklung einher.

Beispiel eines Warenwirtschaftssystems

Am Beispiel eines Möbelherstellers, der seine Möbel selbst produziert und vertreibt, lässt sich der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems sehr gut darstellen.

Das Einkaufsmodul verwaltet die Adressen möglicher Lieferanten, erfasst die benötigten Rohstoffe und bildet eingeholte Angebote, daraus resultierende Bestellungen und eventuelle Reklamationen durch Mängel an den Rohstoffen ab. Beispielsweise wurden verschiedene Holzbretter für die Produktion angeschafft.

Die Anlieferung der Rohstoffe und sonstigen Produkte (zum Beispiel Leim, Glasscheiben für Vitrinen oder Metallelemente für die Schlüssellöcher), sowie die tatsächlich angeschafften Rohstoffe werden mengenmäßig vom Wareneingangsmodul erfasst und dem nachfolgenden Produktionsprozess zugewiesen.

Mit Hilfe des Lagerwirtschaftsmoduls finden die Warenauszeichnung der erzeugten Möbel und die Zuweisung des Lagerplatzes statt. Im Falle der Inventur unterstützt die Software die korrekte Feststellung und Erfassung der vorhandenen Stückzahl eines jeden Artikels.

Mit dem Verkaufsmodul werden die Kundendaten erfasst und Rechnungen für verkaufte Möbel erstellt. Sofern den Verkäufern eine Provision gezahlt wird, können mit Hilfe dieses Moduls die Verkäuferverwaltung und mögliche Provisionen für die Verkäufe verwaltet werden. Gegebenenfalls auftretende Retouren der Kunden werden ebenfalls mit diesem Modul bearbeitet.

Das Warenausgangsmodul überwacht den gesamten Ablauf der Auftragsabwicklung und vermindert den Lagerbestand nach dem Versand der Möbel. Es unterstützt zudem bei der Abwicklung der Warenausgangskontrolle und des Versands.