Berichtszweck
Der Berichtszweck bildet den Ausgangspunkt für die Erstellung von Berichten jeglicher Art. Im Berichtswesen werden Berichte in drei Kategorien eingeteilt: Planung, Kontrolle und Dokumentation.
Je nach Art des Berichtszwecks kann eine unterschiedliche Gewichtung der einzelnen Elemente vorgenommen werden.
Sowohl der Planungsbericht, der Kontrollbericht, als auch der Dokumentationsbericht sind wichtige Berichte, die in jedem Berichtswesen anzutreffen sind.
Planungsbericht
Der erste Zweck eines Berichts wird der Planung zugeordnet. Hier werden Berichte zur Entscheidungsvorbereitung bzw. -unterstützung eingesetzt. Sie sollen den Entscheidungsträgern als unterstützende Maßnahme zur Entscheidungsfindung helfen.
Als Beispiel könnte ein Planungsbericht aus dem Luftverkehr zur Veranschaulichung dienen. Im Luftverkehr müssen die Fluggesellschaften bestimmte Planungen, wie z.B. den optimalen Kaufzeitpunkt von Kerosin bestimmen können, um die Kosten so niedrig wie möglich zu behalten.
Ein Planungsbericht auf Basis von historisierten Referenzständen kann zur Bestimmung des optimalen Zeitpunktes des Kaufs von Rohstoffen helfen.
Kontrollbericht
Ein weiterer Zweck eines Berichts ist die Kontrolle. Als Beispiel könnte man die Sitzplatzauslastung in einem Flugzeug nennen. Bei Abweichungen können Ergebnisse aus der Kontrolle in direkte Maßnahmen münden. Zum Beispiel können Planabweichungen der Sitzplatzauslastung bei der entsprechenden Abteilung Gegenmaßnahmen zur Auslastungssteigerung einleiten.
Dokumentationsbericht
Der Bedarf zur Dokumentation folgt aus den Regelungen des externen Finanz- und Rechnungswesens, das Aufbewahrungspflichten und –fristen für bestimmte Bilanz- und Finanzdaten vorsieht.
Des Weiteren werden solche Berichte auch im internen Gebrauch verwendet, um z.B. Auswertungen auf Basis von historisierten Daten mit Referenzständen durchzuführen.