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Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

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Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon bertus19 » So 3. Nov 2013, 18:34

Hallo,

ich habe folgend kurze Frage. Wäre für jeden Tipp dankbar:

Berufliche arbeit ich als persönlicher Assistent eines Geschäftsmannes. Ich muss daher durchgehend Informationen notieren, bearbeiten und wiederfinden. Unter anderem notieren muss ich
- Arbeitsaufträge und Anliegen meines Chefs
- offene Rechnungen, die es zu zahlen gilt,
- kleinerer Projekte, die mir durch meinen Boss zugeteilt werden, und für die ich die überwache
- Fristen und Termine
Außerdem beginne ich jetzt, auch noch einmal in der Woche zu unterrichten. Ich werde daher bald mehrere Schüler haben, zu denen ich jeweils Notizen machen muss. Außerdem muss ich den Stoff, der während des Unterrichts stattgefunden hat, ebenfalls schriftlich festhalten.

Ich komme häufig in die Situation, dass ich in kürzester Zeit bestimmte Informationen wieder abrufen muss,

wie z.B.
- welche Rechnungen sind noch offen?
- welche Termine stehen an?
- was hatten wir zu dem Projekt XY letzten Freitag gesagt?

Mein Problem ist, dass ich bisher immer mit Tabellenverarbeitungsprogrammen gearbeitet habe (Excel bzw. LibreOffice Base). Was mich hieran stört ist jedoch, dass es kein großes Memofeld gibt, in welchem ich viel (Fließ-)Text reinschreiben kann. Z.B. in dem ich eine ausführliche Beschreibung eines einzelnen Termins oder Auftrages durch meinen Boss schriftliche festhalten kann.

Meine Frage ist jetzt:

Brauche ich für meine Anforderungen eine Datenbank, oder gibt es da eine andere Lösung? Oder könnte ich das nicht doch vielleicht mit einem Tabellenkalkulationsprogramm machen? Wie machen es denn die vielen anderen Anwender, die in einer ähnlichen Situation sind wie ich?

Viele Grüße
Ralf
bertus19
 
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon RainerH » So 3. Nov 2013, 19:00

Hallo Ralf,

ja deine Anforderungen würde gut in eine kleine Access-Datenbank passen ;)
Es wäre auch durchaus möglich dein Vorhaben mit Excel, Querverweisen und viel VBA zu realisieren.

Aber ganz ehrlich - eine kleine Access-Datenbank wäre perfekt für Dich.
Für deine Anforderungen existieren bestimmt schon einige Samples im Internet.

Wie gut kennst Du dich denn mit Access oder generell mit dem Thema Datenbanken aus?

Gruß
RainerH
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon Micha » So 3. Nov 2013, 19:09

Mensch Rainer!

Wo sind deine Manieren? ;)

Erst ein Mal herzlich Willkommen im Forum Ralf!

Ja deine Tätigkeiten gehören definitiv in eine Datenbank.
Aber deine Tätigkeiten würde ich in zwei verschiedene Bereiche in einer Datenbank hinterlegen.
Einen Teil für deinen Chef und die anderen für deine Schüler - oder haben diese beiden Tätigkeiten
etwas miteinander zu tun?
Micha
 
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon bertus19 » Mo 4. Nov 2013, 18:19

Hallo,
ein herzlichen Dank für die vielen, schnellen Antworten wie auch für die netten Willkommensgrüße.

Ich kenne mich mit Datenbanken ein wenig aus. Allerdings würde ich aus Kostengründen auf LibreOffice Base zurückgreifen.

Aber so, wie ich es einschätze, dürfte das Design einer solchen kleinen relationalen Datenbank nicht all zu schwer sein. Base unterscheidet sich ja nur minimal von Access.

Ich denke, ich müsste eben nur die verschiedenen Tabellen einbauen mit den entsprechenden Datentypen, und dabei insbesdonere einen Datentyp "Memo" nutzen, in dem ich meine ganzen genaueren Textbeschreibungen reinmache. Und auf der Formularsicht müsste dieses "Memofeld" eben sehr groß sein.
So in etwa wäre es doch, oder?

viele Grüße
Ralf
bertus19
 
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon RainerH » Mo 4. Nov 2013, 23:00

Hallo Ralf,

ja das liest sich schon alles ganz gut.

Kleiner Tipp: Nimm Anstatt eines Memo-Feldes ein festes Textfeld mit evtl. 500 Zeichen oder so.
Es geht um folgendes - z.B. existiert bei Microsoft Access kein physisches Löschen, sondern die gelöschten Zeilen werden nur als gelöscht markiert. Daraus folgt, dass die Datenbank irgendwann nach einigen Jahren auf mehrere 100 MB anwachsen kann.
Ich weiß jetzt leider nicht, wie es bei LibreOffice ist.

Das wird dann schwierig zu handhaben, falls Du mal die Datenbank modifizieren willst.

Ach ja, halte uns mal bitte auf dem Laufenden wie Du vorankommst.
Und falls Du nicht vorankommst, dann sehen wir uns wieder
im Unterforum "Datenbankentwicklung" - natürlich nur wenn Du willst ;)

Gruß
Rainer
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon bertus19 » Do 7. Nov 2013, 10:13

Hallo,

meine Antwort lautet:

JA, ICH WILL ;-)


Ich werde mich die Tage an einen Datenbankentwurf machen.

Für ist die erste Frage: Soll ich gleich mit Relationen arbeiten? Oder reicht es, wenn ich für den Anfang erst einmal nur Tabellen mache und gut nutzbare Formular, und die Relationen später hinzufüge?
bertus19
 
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon RainerH » Fr 8. Nov 2013, 09:37

Hi,

ein Tipp: Niemals mit den Formularen anfangen. Die machen zwar am meisten Spaß, doch die Grundlagen sollten sitzen.

Bau ein sauberes relationales Datenbankmodell auf und dann sehen wir weiter. Wenn Du möchtest, können wir das auch gemeinsam machen.

Gruß
Rainer
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon bertus19 » Sa 9. Nov 2013, 14:47

vielen Dank für das Angebot, das Modell gemeinsam zu machen. Würde ich gerne annehmen.

Kann / soll ich denn mein Modell hier posten?
Und, wenn ja: wie? als Anhang? oder in den Fließtext?

LG
bertus19
 
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon RainerH » Sa 9. Nov 2013, 16:24

Ja, poste es einfach hier,
dann haben alle etwas davon.

Am besten als Bild oder so und evtl. noch eine kurze und knappe Beschreibung
deiner Anforderungen.

Gruß
Rainer
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Re: Programm (DB?) für Datenmanagement für Sekretäre?

Beitragvon Micha » So 10. Nov 2013, 00:10

Hi Zusammen,

also ich würde auch mitmachen bei dem relationalen Datenbankmodell.
Wie Rainer schon gesagt hat, poste deine Ideen und wir helfen dir.
Micha
 
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