Automatisierte Prozessplanung im ERP-Umfeld

Die automatisierte Prozessplanung im ERP-Umfeld ist von immenser Bedeutung. Durch sie werden die Arbeitsabläufe für bestimmte, immer wieder anfallende Tätigkeiten festgelegt. Dazu werden alle Tätigkeiten zunächst genau analysiert.

„Welche Arbeitsabläufe werden von den Mitarbeitern vorgenommen?“

Nachdem ein solcher ERP-Workflow einmal bekannt ist, kann dieser automatisiert nachgebildet werden. ERP-Systeme steuern schließlich komplexe Abläufe und warten nur bei vorher fest definierten Bedingungen auf eine Eingabe durch den Benutzer.

Treten diese speziellen Bedingungen nicht auf, durchläuft das System den kompletten Vorgang vollautomatisch. Eine gut durchdachte automatische Prozessplanung findet quasi im Hintergrund unbemerkt vom Benutzer statt und wirkt so manches Mal wie Zauberei für die Anwender.

Es scheint fast so, als würde das ERP-System „von allein“ arbeiten. In Wahrheit führt das ERP-System ein komplexes Regelwerk, bestehend aus Bedingungen und Schleifen, minutiös aus. Das System wird so exakt arbeiten, wie es von seinem Ersteller angelegt wurde.

Damit verlagert sich das Wissen um die Hintergründe der Abläufe auf den technischen Aspekt. Bestand vormals bei jedem Sachbearbeiter die Kenntnis über die zugrunde liegende Logik, so wird dieses Wissen durch die Einführung der automatischen Prozessplanung auf die Programmierer verlagert. Die Anwender benötigen stattdessen die Kenntnis der Programmbedienung und/oder der Überwachung von Prozessen.

Vorteile einer automatisierten Prozessplanung

  • Durch die Automation werden weniger Arbeitskräfte benötigt.
  • Das Fehlerpotential sinkt, da dem ERP-System nichts entgeht.
  • Die Verarbeitung der Daten erfolgt schnell.
  • Die Mitarbeiter benötigen kein Detail- oder Hintergrundwissen.

Nachteile einer automatisierten Prozessplanung

  • Sollte bei der Programmierung in einem der Arbeitsabläufe ein Fehler in einer Bedingung bestehen, zieht sich dieser durch den gesamten Workflow. Die bereits verarbeiteten Daten müssen händisch wieder bereinigt werden.
  • Das Wissen um die Gründe der Arbeitsabläufe geht bei den Mitarbeitern nach und nach verloren.

Beispiel aus dem ERP-Umfeld für eine automatisierte Prozessplanung

Ein gutes Beispiel ist die automatische Prozessplanung und Verarbeitung von Formularen oder Rechnungen. Diese werden von einem Hochleistungsscanner eingelesen und einem Dokumenten-Management-System übergeben. Eine ERP-Schnittstelle liest die gewünschten Daten aus den Dokumenten aus und überträgt diese an eine oder mehrere Datenbanken.

Aufgrund der programmierten Bedingungen für den automatisierten Prozessablauf werden manche Dokumente den Sachbearbeitern zur Durchsicht oder Nacharbeit angezeigt. Zum Beispiel wurde ein Pflichtfeld in einem Formular nicht ausgefüllt, eine Rechnung entspricht nicht den geforderten Bedingungen oder hat eine falsche Summierung.

Dokumente, die alle Bedingungen und Prüfkriterien erfüllen, werden den Sachbearbeitern nicht mehr gezeigt. Die enthaltenen Daten werden automatisch verarbeitet und entsprechend abgelegt. Rechnungen gelangen so automatisch in den nächsten Zahllauf, Formulare werden an die nächste erforderliche Stelle nur durch Weitergabe der erforderlichen Daten weitergereicht und Verträge oder andere Dokumente gelangen an den bereits existierenden virtuellen Ablageort.

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Autor: Thomas
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