Berichtsarten

Die Berichtsart wird durch ein fest definiertes oder durch ein ober- bzw. unterschreiten von bestimmten Grenzwerten ausgelöstes Ereignis definiert.

Je nach Anforderungen werden die Berichte in Standardberichte, Bedarfsberichte und Abweichungsberichte eingeteilt.

Jede Berichtsart unterscheidet sich in Quantität und Qualität und wird perfekt auf den Berichtsempfänger zugeschnitten.

Standardberichte

Die Standardberichte lassen sich dadurch kennzeichnen, dass wesentliche Elemente wie Inhalt, Form und Erscheinungstermin fest standardisiert sind. Da ein Standardbericht einen hohen Stellenwert in der Unternehmenspraxis einnimmt, sollte bei der Gestaltung feste Konventionen zur Analyse und Erstellung angewendet werden.

Ein Standardbericht kann zum Beispiel ein Quartalsbericht sein, der dem Vorstand zum Quartalsende vorgelegt wird und wesentliche Kennzahlen über das Flugaufkommen, z.B. Differenzzeiten von geplanten und durchgeführten Flügen liefert.

Bedarfsberichte

Die Bedarfsberichte werden angefordert, wenn der Informationsbedarf des Managements über den Informationsgehalt von Standardberichte hinausgeht.

Der Umfang und Informationsgehalt eines Bedarfsberichts hängt vom Analyse- und Informationsbedarf des Empfängers ab. Eine besondere Form solcher Berichte ist der Adhoc-Bericht. Sie werden häufig und kurzfristig nachgefragt. Das hat zur Folge, dass sowohl Empfänger als auch Träger dieser Berichte nicht mehr zwischen der Vielfalt eines Berichts unterscheiden können und dadurch viele Berichte im Berichtswesen untergehen.

Um diese Informationsflut zu stoppen, muss das Controlling dafür sorgen, dass nur existenziell wichtige Berichte an den Vorstand weitergereicht werden.

Abweichungsberichte

Die Abweichungsberichte werden nicht nach einem festen Zyklus erstellt. Sie werden meistens automatisiert erstellt und dem Management vorgelegt, wenn bestimmte Grenzwerte von bestimmten Kennzahlen unter- bzw. überschritten werden. Die Abweichungsberichte werden zur Kontrolle von bestimmten Schwellenwerten verwendet.

Dabei ist die Definition eines Schwellenwertes nicht immer ein einfaches Vorhaben. Viele Fachbereiche sehen für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Schwellwerte. Deshalb muss bei der Definition ein Kompromiss zwischen den Fachbereichen getroffen werden. Der Schwellenwert darf weder über- noch unterschritten werden, da sonst eine Informationsüberflutung des Managements stattfindet.

Eine feste Definition verhindert, dass zu oft Abweichungsberichte die Management-Ebene erreichen. Somit ist der Schwellenwert von hoher Bedeutung für die Akzeptanz und Nutzung von Abweichungsberichten durch den Empfänger.

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Autor: Markus
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